برنامه‌‌ريزي استراتژيك
فناوري اطلاعات و ارتباطات

InfoTech Research  Strategic IT Planning

 

برگردان: محمدرضا كريمي

ويرايش علمي و بازنگري: محمدرضا ميرزااميني

(انديشگاه شريف)

 

(كليه حقوق مادي و معنوي اين اثر متعلق به موسسه آموزشي و تحقيقاتي صنايع دفاعي است)

 

 

آذرماه 1383

نحوه استفاده از سند

سند حاضر به گونه‌اي طراحي شده است كه به شكل بسيار ساده و مؤثري در تدوين برنامه‌ريزي راهبردي فناوري اطلاعات سازمان‌تان به شما كمك نمايد. اين سند شامل سه بخش اساسي زير است:

 

·        بخش كتاب كار[1] : مراحل گام به گام اين بخش را تكميل كرده و از آن به عنوان محلي براي
پيش نويس يادداشت‌هاي خود استفاده كنيد. اين بخش براي طوفان فكري و ياداشت‌هاي سريع و آسان به كار مي رود.

 

·        بخش الگوي برنامه‌ريزي راهبردي[2] : با استفاده از الگوي طراحي‌شده مي‌توانيد سند نهايي را تهيه كنيد. هنگامي كه بخش «كتاب كار» را تكميل مي‌كنيد، كار انجام شده را به اين الگو منتقل كنيد تا سند نهايي برنامه‌ريزي راهبردي فناوري اطلاعات تكميل گردد. ما در بخش «كتاب كار» به اين بخش  ارجاع داده‌ايم.

 

·        چارجوب رتبه‌بندي پروژه‌ها[3] : اين برنامه صفحه‌گسترده شامل دو كاربرگ است كه براي اولويت‌بندي پروژه‌هاي‌ خود از آن‌ها استفاده خواهيد كرد : 

·        معيارهاي اولويت‌بندي؛

·        محاسبه‌ نرخ بازگشت سرمايه.

 

 

 

 

 

 

 

برنامه‌ريزي راهبردي اغلب امر مهمي تلقي نمي‌گردد و به طور ضعيفي صورت مي گيرد. يكي از دلايل‌ مهم اين امر، عدم «برنامه‌ريزي اوليه‌[4]» يا كم‌توجهي به آن است. ما اين مرحله يعني برنامه‌ريزي اوليه را «برنامه‌ريزي طرح[5]» مي‌ناميم. قبل از اينكه وارد فرآيند برنامه‌ريزي راهبردي فناوري اطلاعات شويد، زماني را صرف انديشيدن راجع به آن و مستندسازي مراحلي نماييد كه مي‌بايست براي اطمينان از موفقيت طرح انجام داد.

به هر تقدير, هنگام تكميل اين طرح براي نخستين بار, بايد آن را به عنوان يك سرمايه‌گذاري در نظر گرفت. هنگامي كه طرح را تكميل كرديد، بازنگري آن در هر سال بسيار مؤثرتر بوده و نيازمند زمان بسيار كمتري است.

 

1 -  مقاصد موردانتظار از طرح:

اهداف خود را از تدوين طرح فناوري اطلاعات را بيان كنيد. چرا شما يك سند برنامه‌ريزي براي سازمان تهيه مي كنيد؟ فهرستي از دلايل اوليه‌ انجام اين كار و آنچه را كه قصد داريد به آن برسيد، تهيه كنيد.

يك مورد آن ممكن است «هم‌راستاسازي[6] واحد فناوري اطلاعات با راهبرد سازمان» و مورد ديگر «تعيين پروژه‌هاي فناورانه‌اي كه بيشترين بازگشت سرمايه را براي سازمان فراهم مي كنند» باشد.

1- اهداف و مقاصد

 

1- .....................................................................................................................................................................

2- .....................................................................................................................................................................

3- ....................................................................................................................................................................

 

2- دوره زماني طرح[7]

 

براي چند سال آينده برنامه ريزي مي كنيد (يك سال, سه سال)؟ پيشنهاد مي‌شود كه به كمك اين سند براي سال آينده برنامه‌ريزي كنيد و سپس در پايان سال آن را بازبيني نماييد.

.........................................................................................................................................................................

3- محدوديت‌ها

ايده‌آل آن است كه در سازمان هر فردي در جهت اهداف سازمان هدايت شود، ولي واقعيت اين است كه طرح‌ها وبرنامه‌هاي كاري بي‌شماري وجود دارند و پياده‌سازي موفقيت‌آميز هر طرحي به عوامل متعددي بستگي دارد كه الزاماً در كنترل ما نيستند.

در باره محدوديت‌هايي كه هنگام تدوين و پياده سازي‌ طرح خود با آن‌ها مواجه خواهيد شد (عوامل كليدي موفقيت) فكر كنيد و فهرستي از محدوديت هاي اصلي را بنويسيد. براي مثال ممكن است در تنظيم وقت با همكاران‌ خود مشكل داشته ‌باشيد. همچنين اگر فناوري اطلاعات فقط يك فعاليت پشتيباني‌كننده در سازمان‌تان بوده است، ممكن است با مقاومت مدير ارشد كه نيازي به برنامه‌ريزي راهبردي براي فناوري اطلاعات نمي‌بيند، مواجه شويد.

 

4- تعيين ذي‌نفعان

فهرستي از اسامي افرادي را كه ممكن است در كميته راهبري[8] به آن‌ها نياز داشته باشيد و يا به عنوان پشتيبان در تدوين و پياده‌سازي طرح نقش به‌سزايي دارند، تهيه كنيد. يك ”ذي‌نفع“[9] ‌كسي است كه در طي فرآيند تدوين و اجراي طرح نيازمند همكاري او هستيد. با دقت درباره اين فهرست فكر كنيد. اين فهرست نه تنها بايد شامل نام مدير ارشد شما باشد، بلكه بايد شامل افراد هم‌درجه و پايين‌تر از شما نيز باشد.

اسامي افراد ذي‌نفع را در فهرست زير بنويسيد و سه تا هفت‌ نفر اولي را كه نيازمند تعهد و حمايت آن‌ها براي تدوين و پياده‌سازي موفقيت آميز طرح هستيد، مشخص كنيد.

 

 

 

 

5- زمان‌بندي تدوين طرح

در جدول صفحه بعد فهرست فعاليت‌هاي الگوي تدوين طرح جامع فناوري اطلاعات آورده شده است. پيشنهاد مي‌كنيم با خواندن هر رديف از اين فهرست، تاريخ تكميل[10] هر فعاليت را مشخص كنيد. تلاش كنيد تا حد امكان به تاريخ تعيين‌شده متعهد بمانيد.

در اين مرحله فرصت داريد تا يك راه ميان‌بر را برگزينيد و از بعضي از فعاليت‌ها چشم‌پوشي نماييد. اما معتقديم بهترين طرح‌هاي فناوري اطلاعات شامل همه مراحل ذيل مي‌باشد و از فهم دقيق راهبرد سازمان و هم‌راستايي راهبرد فناوري اطلاعات با آن ناشي مي شود؛ بنابراين ممكن است انجام اين كار بسيار زمان‌بر باشد. بر اساس برنامه‌ريزي انجام‌شده براي استفاده از مستنداتي كه تهيه مي‌كنيد، ممكن است به همه اطلاعات زير نيز نياز نداشته باشيد. براي مثال اگر تنها آن را براي بخش خود منتشر و ابلاغ مي‌كنيد، ممكن است نام افراد كميته راهبري و ساختار سازماني بخش,  ضروري و مورد نياز نباشد.

يكي از بزرگترين موانع تدوين و پياده‌سازي موفقيت‌آميز طرح راهبردي،‌ اين است كه مديريت انرژي و اشتياق كاركنان در طي زمان پيچيده مي‌شود. در ابتدا شما كمبود انرژي براي تدوين طرح نخواهيد داشت، اما با گذشت زمان انرژي شما در كميته راهبري تقليل خواهد رفت.

با پذيرش اين حقيقت, پيشنهاد مي كنيم كه زمان‌بندي‌ها تهاجمي ولي واقعي[11] باشيد. اگر اين مراحل بسيار زمان‌بر است يا در مدت تعيين‌شده انجام نمي‌گيرد (و يا موعد نهايي اشتباه است) شما در حفظ شور و اشتياق كاركنان دچار مشكل خواهيد شد و احتمال تدوين يك طرح موفقيت‌آميز به‌ طور چشمگيري كاهش خواهد يافت.

 

6-  راه‌اندازي فرآيند فضاسازي

تدوين و اجراي موفقيت‌آميز طرح راهبردي فناوري اطلاعات (همانند هر فرآيند مديريت راهبردي ديگري) نيازمند همگامي و آمادگي كل سازمان در اين امر است. اگر كاركنان يا مديران (حتي همكاران و مشتريان) سازمان شما از جهت آگاهي, فرهنگ, دانش و دغدغه‌هاي مرتبط با مديريت راهبردي فناوري اطلاعات ضعف داشته باشند, به احتمال زياد همراهي و همياري قابل‌توجهي با آن نكرده و طرح موفقيت زيادي بدست نخواهد آورد.

فضاسازي فرآيندي مستمر محسوب مي‌شود كه دايماً بايد سازمان‌هاي مختلف متناسب با امور خود انجام دهند. اين فعاليت كه بخشي لاينفك از فرآيند مديريت راهبردي محسوب مي‌شود به ايجاد فضاي راهبردي در سازمان مي‌پردازد, يعني بستر و زيرساخت مناسب براي همياري در تدوين و اجراي آن را ايجاد مي‌نمايد. از جمله اقداماتي كه در راستاي فضاسازي و فرهنگ‌سازي براي تدوين طرح راهبردي فناوري اطلاعات در سازمان‌ها انجام مي‌شود مي‌توان موارد ذيل را برشمرد:

§        برگزاري دوره‌هاي آموزشي مديريت و كاربري فناوري اطلاعات

§        برگزاري دوره‌هاي مديريت عمومي و مديريت راهبردي

§        برگزاري كارگاه‌هاي آموزشي و همايش‌هاي مرتبط

§        ايجاد رسانه‌هاي ارتباطي موردنياز همچون بولتن, سايت اينترنتي و امثالهم

§        تهيه اسناد راهنماي مرتبط و موردنياز (متناسب با شرايط بومي سازمان)

§        فرستادن مديران و كارمندان به دوره‌هاي آموزشي موردنياز

§        جذب نيروي انساني متخصص موردنياز

§        جمع‌آوري و مستندسازي اسناد و مدارك مرتبط با فناوري اطلاعات

7- تقسيم وظايف و متعهدسازي مديران

بعد از انجام مراحل فوق, بايد وظايف بخش‌هاي مختلف سازمان (بعلاوه پيمانكاران و مشاوران) كاملاً شفاف شده و به طور رسمي (طبق زمانبندي) به آنان ابلاغ گردد. بعلاوه بايد مديريت ارشد با برگزاري جلسات و همايش‌هايي, اهميت برنامه‌ريزي راهبردي را براي سازمان مشخص ساخته و آنان را نسبت به همكاري كامل و دلسوزانه در فرآيند تدوين طرح متعهد نمايد.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 قبل از تدوين برنامه راهبردي فناوري اطلاعات، مي‌بايست اهداف راهبردي سازمان درك شده و مستند شوند. تعيين اهداف راهبردي سازمان نخستين فعاليت اين بخش است؛ نتيجه تجزيه و تحليل شما بايد مجموعه‌اي روشن و واضح از اهداف راهبردي سازمان‌ باشد.

شناخت و فهم اهداف راهبردي سازمان مهمترين مرحله براي اطمينان از تناسب راهبرد فناوري اطلاعات با راهبرد كلان سازمان است. در اينجا فهرست مواردي كه در اين بخش تكميل خواهيد كرد، آمده است و تعريف و  چگونگي تكميل هر يك از آن‌ها در صفحات بعدي آمده است.