الگوي كلي
توصيف
سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات
محمدرضا ميرزااميني
(انديشگاه شريف)
(كليه حقوق
مادي و معنوي اين اثر متعلق به موسسه آموزشي و تحقيقاتي صنايع دفاعي است)
دغدغه
ساماندهي و توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات در بخش دفاع كشور در راستاي ايجاد
توانمنديهاي نظامي و سازماني موردنياز, باعث ايجاد حركتي هدفمند جهت توسعه طرح
جامع فناوري اطلاعات و ارتباطات دفاعي (براي كل بخش دفاع و سازمانهاي تابعه) توام
با طراحي سازمان مديريت استراتژيك اطلاعات و فناوري اطلاعات در بخش دفاع گرديده
است. اولين و مهمترين گام در اين جهت, بررسي و تحليل وضعيت سازمان فناوري اطلاعات
و ارتباطات موجود در بخش دفاع كشور است.
از
آنجاييكه مديريت ارشد بخش دفاع به دنبال تحليل و يكپارچهسازي سازمان فناوري
اطلاعات و ارتباطات كل بخش دفاع ميباشد لذا دريافت اطلاعات مربوط به وضعيت سازمان
موجود فناوري اطلاعات بخش دفاع در قالبي استاندارد و تحليلپذير و قابلاستفاده
براي تدوين طرح جامع فناوري اطلاعات دفاعي, امري الزامي است (قطعاً واضح است كه
تحليل اطلاعات غيراستاندارد و غيرمنسجم نتيجه مناسبي را به بار نميآورد).
برمبناي
مطالعات جهاني انجامشده و درنظرگرفتن شرايط بخش دفاع كشور براي ورود به عصر
اطلاعات, الگويي كلي براي توصيف وضعيت فعلي سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات بخشها
و واحدهاي سازماني زيرمجموعه بخش دفاع كشور (نيروهاي مسلح و وزارت دفاع) طراحي
گرديده است كه در قالب ابزاري ساده و كاربردي ارايه ميگردد.
از
آنجاييكه دو هدف توامان اصلي از توصيف اين سازمان موجود, تسهيل فرآيند تدوين طرح
جامع و طراحي سازمان مديريت استراتژيك اطلاعات و فناوري اطلاعات در كل بخش دفاع و
واحدهاي تابعه است, لذا الگو بهگونهاي طراحي و تهيه شده است كه مديران,
كارشناسان, تحليلگران و طراحان در حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات قادر به
استفاده از آن دادهها و اطلاعات در راستاي اهداف فوقالذكر باشند.
بدين
منظور, سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات كه بايد مورد توصيف واقع گردد از عناصر
ذيل تشكيل شده است كه در دو بخش كلي دستهبندي ميشوند: (1) اطلاعات الزامي و (2)
پيشنهادها و توصيهها. دادهها و اطلاعات موردنياز در بخش اول معمولاً در سازمانها
وجود دارند (البته نه الزاماً به صورت شفاف ويا دستهبنديشده) و براي تحليلگران
وضعيت موجود فناوري اطلاعات سازمان حياتي و ضروري محسوب ميشوند.
اما بخش
دوم (پيشنهادها و توصيهها) شامل مواردي هستند كه مديران و كارشناسان موجود در هر
سازمان, به دليل آشنايي بيشتر و درك بهتر شرايط سازماني (محدوديتها و فرصتها) ميتوانند
به عنوان پيشنهاد مقدماتي يا توصيههاي بومي ارايه نمايند.
عناصر
توصيفگر سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات عبارتند از:
1.
اطلاعات الزامي:
الف. مشخصات كلي واحد سازماني: در اين بخش شمايي كلي از كل
سازمان, زمينه كسبوكاري يا ماموريتي آن, و جهتگيريهاي استراتژيك آن ارايه ميشود
كه به تحليلگران امكان ميدهد بافت و فضاي سازمان را درك كرده و بتوانند به شيوهاي
بهتر, ميزان مشاركت و تاثير فناوري اطلاعات را در سازمان تحليل نمايند. الزاماً
تمامي موارد مذكور در همگي سازمانها وجود ندارد (بهويژه استراتژيها), بدين علت
پيشنهاد ميگردد مديريت ارشد سازمانها بكوشند طي جلساتي (همانديشي) با حضور
مديران ارشد و فوقاني سازمان, شمايي كلي از اين موارد را شكلدهي نمايند. اين كار
آنان را در فعاليتهاي ديگر برنامهريزي استراتژيك سازمان, ياري خواهد نمود.
ب. مشخصات واحد مديريت فناوري اطلاعات: در اين بخش مشخصات كامل
واحد مديريت فناوري اطلاعات (كه ممكن است داراي عناوين ديگري باشد) ارايه ميگردد.
روند شكلگيري واحد مديريت فناوري اطلاعات, ساختار و جهتگيريهاي استراتژيك از
جمله مهمترين اين موارد محسوب ميشوند. مجموعه اين اطلاعات, تحليلگران را در
ارزيابي وضعيت فعلي مديريت فناوري اطلاعات در سازمان مربوطه و ميزان توانايي و
همياري اين واحد در ماموريت و وظايف كلان سازمان ياري ميدهد.
پ. معماري اطلاعات سازماني: در اين بخش تلاش ميشود تا تصويري
كلي از وضعيت نظام اطلاعات سازمان و ارتباط آن با كسبوكار, ماموريت و مديريت
سازمان ارايه گردد. بعد از اينكه فرآيندهاي مديريتي و فرماندهي و سازماني كلان
مشخص شد بايد فرآيندهاي مرتبط يا متاثر از فناوري اطلاعات و ارتباطات مشخص شده و
گردش اطلاعات سازمان به تصوير كشيده شود. نرمافزارهاي كاربردي موجود ويا درحالتوسعه,
خدمات اطلاعاتي و فناوري اطلاعات ارايهشونده, نحوه توليد و گردش دادهها در
سازمان, زيرساختهاي فناورانه (شبكه, خطوط ارتباطي و كليه سختافزارهاي مرتبط) از
ديگر عناصري هستند كه مشخصشدن آنان باعث شكلگيري معماري اطلاعات سازماني موجود
ميشود. در صورتي كه سازمان قبلاً مطالعات و اقداماتي را در زمينه معماري اطلاعات
خود انجام داده باشد پيشنهاد ميشود تا آن اسناد و مدارك را نيز ارايه نمايد. شكل
شماره 1 (صفحه بعد) را ببينيد.
ت. طرحهاي توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات: در اين بخش بايد كليه
طرحهاي مطالعاتي, تحقيقاتي (تحقيق و توسعه), مشاورهاي, اجرايي, خدماتي انجامشده
يا درحالانجام سازمان در حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات (سختافزار, نرمافزار,
سازمانافزار و مغزافزار) تشريح شود تا جهتگيريهاي توسعه سازمان در اين حوزه (و
وضعيت آينده آن) مشخص شود. اين طرحها روند و رويكرد سازمان به فناوري اطلاعات (و
مسايل موردنياز يا موردتاكيد) را شفاف ميسازد, بعلاوه نمايي كلي از سازمان تا دو
سال آينده (شايد اندكي كمتر يا بيشتر) را به تصوير ميكشد. بعلاوه شايان
شكل 1: نمايي كلي از
معماري اطلاعات سازماني
ذكر است بايد مشخصات كامل طرحها شامل عنوان, اهداف,
زمانبندي, مجري, مشاور, ناظر, هزينه, فرآيند اجرايي (گامبندي), تحليل و ارزيابي
پيشرفت كار, نتايج موردانتظار و بدستآمده, ارايه گردد.
ث. وضعيت نيروي انساني: نيروي انساني يكي از بخشهاي كليدي
فناوريهاي نرم و دانشبنيان همچون فناوري اطلاعات و ارتباطات محسوب ميشود. توصيف
صحيح سطح سواد اطلاعاتي سازمان و كميت و كيفيت نيروهاي متخصص اين حوزه, مشخصكننده
مقدار زيادي از وضعيت سازمان فناوري اطلاعات ميباشد. طبق تعريف, سواد اطلاعاتي
مبين سطح توانايي افراد در يافتن اطلاعات موردنياز خود, ذخيره و انتقال آنان,
استفاده از ابزارهاي فناوري اطلاعات (كامپيوتر, شبكه, چاپگر و امثالهم), درك
فرآيند توسعه فناوري اطلاعات و پيامدهاي آن براي سازمان يا جامعه خود ميباشد
(زيرمجموعه سواد فناوري و سواد فرهنگي).
ميتوان گفت از يك طرف, وضعيت كل نيروي انساني واحد سازماني
تابعه (از جهت كميت و كيفيت و ميزان آشنايي و استفاده از فناوري اطلاعات) و از طرف
ديگر, وضعيت نيروي انساني متخصص و شاغل در حوزه فناوري اطلاعات (و نسبت آن) مشخصكننده
ميزان جذب و تاثير اين فناوري در سازمان, و پتانسيل سازمان در توسعه فناوري
اطلاعات و ارتباطات است. برنامههاي آموزشي و كليه امور فرهنگسازي (در حوزه
فناوري اطلاعات) بايد در اين بخش ذكر شوند.
ح. فعاليتها و برنامههاي ماموريتي: ممكن است كل ماموريت يك
سازمان يا بخشي از آن مرتبط يا متاثر از فناوري اطلاعات و ارتباطات باشد, به عنوان
مثال ميتوان به سازمانهايي اشاره كرد كه به تحقيق و توسعه, توليد يا استفاده
استراتژيك از فناوري اطلاعات و ارتباطات (همچون سازمانهاي نظامي داراي نظام
فرماندهي و كنترل) ميپردازند. معمولاً در اين راستا, واحدهاي سازماني داراي
فعاليتها و برنامههاي ماموريتي خاصي هستند كه بايد در اين بخش مشخص گردد. اگر
سازماني داراي استراتژي فناوري باشد قطعاً اينگونه فعاليتها و برنامههاي
ماموريتي (مربوط به حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات) نيز مشخص شده است كه كار
ارايهكنندگان را سادهتر مينمايد. بعلاوه اگر سازمان, سياستها يا برنامههاي
دستيابي (تامين) خاصي نيز دارد بايد در اين بخش ذكر نمايد تا بهتر بتوان براي
برنامههاي كلان توسعه فناوري تصميمگيري نمود.
2.
پيشنهادها و توصيهها:
ج. نيازمنديها در حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات: در صورتي كه واحد
سازماني مايل و قادر به معرفي نيازمنديهاي خود باشد بايستي كارشناسان, مديران و
مشاوران سازمان, در اين بخش به ارايه پيشنهادها و توصيههاي خود بپردازند. ممكن
است در بخشهاي قبلي نيز مواردي ذكر شده باشد اما پيشنهاد ميشود كليه موارد در
حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات شامل نيروي انساني, معماري اطلاعات (سختافزار,
نرمافزار, سازمانافزار), خدمات سازماني و مديريتي, محصولات, منابع مالي, دانش,
آموزش, مجوزهاي خاص, فناوريهاي وارداتي يا خريدني, مشاور و پيمانكار معرفي شود از
آنجاييكه شناخت درونسازماني در بسياري از موارد درستتر و اثربخشتر است, ميتواند
راهگشاي تحليلگران و سياستگذاران در زمينه توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات
باشد.
خ. نقاط قوت و ضعف در حوزه فناوري اطلاعات: مديران, كارشناسان و
تحليلگران درونسازماني ميتوانند بهدرستي بسياري از نقاط قوت و ضعف عمومي
سازمان و حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات را شناسايي نموده و به تحليلگران معرفي
نمايند. تعيين نقاط قوت و ضعف, امري كيفي است كه در سازمانهاي مختلف يكسان نيست.
اين كار از راههاي مختلف قابلانجام است كه از مهمترين آنها ميتوان به ترازيابي
(مقايسه) با سازمانهاي ديگر (بالاخص پيشرو), مقايسه پارامترها با نيازها و
الزامات خودِ واحد سازماني (شرايط مطلوب براي تحقق كامل ماموريت سازمان), و معرفي
توانمنديها و شايستگيها اشاره كرد. ”توانمنديهاي اوليه“ همان فعاليتها, مهارتها
و اصولكاري متمايز و مجزاي سازمان است كه از تجمع آنها در سطوح بالاتر,
”توانمنديهاي حياتي“ شكل ميگيرد كه تاثيرات زيادي بر مزيت رقابتي سازمان دارند.
از تجمع و همافزايي توانمنديهاي حياتي (بعلاوه ديگر توانمنديهاي مكمل),
”شايستگيهاي محوري“ شكل ميگيرد كه به صورت مستمر باعث ايجاد ارزش و توسعه در
سازمان ميگردند. معمولاً شايستگيهاي محوري هر سازمان حداكثر 3 مورد است كه توسط
ديگر سازمانها (بالاخص رقبا) قابلتقليد نميباشد (شكل 2).
شكل 2: هرم توصيفگر
تفكر شايستگي محوري
چ. فرصتها و تهديدها در حوزه فناوري اطلاعات: از خودارزيابي شرايط
درونسازماني و برونسازماني ميتوان فرصتهاي بهبود, توسعه و پيشرفت فراواني را
يافت كه در صورت بكارگيري موثر فناوري اطلاعات و ارتباطات, قابلبهرهبرداري ميباشند.
اين فرصتها در جايجاي سازمان وجود دارند كه ميتوان از طريق پرسشنامههاي خوشتعريف
يا جلسات همانديشي (يا حتي همايش عمومي) به آنها دست يافت و موردشناسايي قرار
داد. بعلاوه از مطالعه تجربيات گذشته سازمان بعلاوه تجربيات ديگر سازمانهاي مشابه
توام با مطالعه فضاي كسبوكاري و ماموريتي سازمان ميتوان فرصتها و تهديدهاي
مختلف سازمان را شناسايي كرد. مطالعه آينده حوزه كاري سازمان دركنار روندها و سير
توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات (آيندهپژوهي) به ما امكان ميدهد تا از طريق
تحليل درست دادهها, فرصتها و تهديدهاي نوظهور و آينده را شناسايي كرده و از
امروز خود را براي مواجهه با آنها آماده سازيم.
الگوي كلي توصيف سازمان فناوري اطلاعات و
ارتباطات
(به طور
خلاصه)
الف. مشخصات كلي واحد سازماني
§
ماموريت
§
چشمانداز
§
ارزشها
§
وظايف
§
اهداف
§
سياستها
§
استراتژيها
§
ساختار سازماني
§
ساختار و وظايف زيرمجموعهها
§
رويكرد مديريتي و سازماني (متمركز ويا توزيعشده)
§
شبكه كاري سازمان (همكاران, تامينكنندگان, مشتريان, كارفرمايان,
پيمانكاران, مشاوران)
§
بودجه, اعتبارات, درآمدها
§
سازمان(هاي) خارجي مشابه
ب. مشخصات واحد مديريت فناوري اطلاعات
·
ماموريت واحد و ماموريت فناوري اطلاعات در سازمان
·
چشمانداز واحد و چشمانداز فناوري اطلاعات در سازمان
·
ارزشهاي حاكم بر واحد و ارزشهاي
حاكم بر فناوري اطلاعات در سازمان
·
وظايف واحد
·
اهداف واحد و اهداف فناوري اطلاعات در سازمان
·
سياستها واحد و سياستهاي فناوري اطلاعات سازمان
·
استراتژيها واحد و استراتژيهاي فناوري اطلاعات سازمان
·
كميت و كيفيت خدمات و محصولات فناوري اطلاعات ارايهشونده
·
رويكرد كاري (متمركز, توزيعشده, تامين از خارج, درونزا)
·
ساختار سازماني و نيروي انساني
·
ساختار و وظايف زيرمجموعهها
·
بودجه و اعتبارات
·
پيمانكاران, مشاوران
·
تجهيزات و امكانات
·
فهرستي از اسناد و مدارك فناوري اطلاعات سازمان
پ. معماري اطلاعات سازماني
§
فرآيندهاي كاري سازمان
§
فرآيندهاي متاثر از فناوري اطلاعات
§
اطلاعات سازماني موردنياز و نحوه گردش آنان
§
خدمات اطلاعاتي ارايهشونده (و موردنياز)
§
نرمافزارهاي كاربردي موجود (و موردنياز)
§
دادههاي سازمان (دروني و بيروني)
§
زيرساخت فناوري اطلاعات سازمان (شبكه, سختافزار, نرمافزار)
o
معماري اطلاعات سازماني
موجود (اختياري: در صورت توان)
o
معماري اطلاعات سازماني
مطلوب (اختياري: در صورت توان)
o
روش و الگوي معماري
سازماني مناسب (اختياري: در صورت توان)
ت. طرحهاي توسعه فناوري اطلاعات
Ñ طرحها و پروژههاي انجامشده
Ñ طرحها و پروژههاي درحالاجرا
Ñ ايدهها و برنامههاي آينده
ث. وضعيت نيروي انساني
¨
تركيب نيروها
¨
سطح سواد اطلاعاتي سازمان
¨
برنامههاي آموزشي اجراشده و دردستاقدام
ح. فعاليتها و برنامههاي ماموريتي
ü وظايف و فعاليتهاي
ماموريتي فناوري اطلاعات
ü خدمات و محصولات فناوري
اطلاعات توليدي
ü طرحها و برنامههاي
تحقيق و توسعه در حوزه فناوري اطلاعات
ü نظام فرماندهي و كنترل
ü
شبكه كاري و ارتباطي سازمان در حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات
ü
استراتژي فناوري سازمان (همراه با بخشهاي مرتبط با فناوري اطلاعات)
ü برنامهها و استراتژي
دستيابي سازمان (محصولات, خدمات, فناوري, دانش)
ج. نيازمنديها در زمينه فناوري اطلاعات
Ø نيازهاي سازمان در حوزه فناوري اطلاعات در
تمامي سطوح (مديريت, نيروي انساني, معماري اطلاعات, خدمات و محصولات, منابع مالي,
آموزش, دانش, فناوري وارداتي يا خريدني, مشاور و پيمانكار)
خ. نقاط قوت و ضعف سازمان در حوزه فناوري اطلاعات
v خودارزيابي نقاط قوت و ضعف
سازمان (كلي و در حوزه فناوري اطلاعات)
v توانمنديها و شايستگيهاي
موجود (كلي و در حوزه فناوري اطلاعات)
v توانمنديها و شايستگيهاي
بالقوه (كلي و در حوزه فناوري اطلاعات)
v امكانات, توانمنديها و
شايستگيهاي دستنيافتني, غيرحياتي, غيرمقرونبهصرفه, ويا قابل واگذاري (كلي و در
حوزه فناوري اطلاعات)
v سير تغييرات سازماني
(روند صعودي يا نزولي سازمان در حوزه فناوري اطلاعات)
چ. فرصتها و تهديدهاي سازمان در حوزه فناوري اطلاعات
v
خودارزيابي فرصتها و تهديدهاي سازمان (كلي و در حوزه فناوري اطلاعات)
v
بهبودهاي محتمل و قطعي ناشي از بكارگيري فناوري اطلاعات
v
تجربيات موفق و ناموفق سازماني در اين حوزه و زمينههاي مرتبط
v
آينده حوزه كاري سازمان
v آينده فناوري اطلاعات و
ارتباطات در حوزه كاري سازمان
پرسشنامه و قالب اجرايي
توصيف سازمان فناوري اطلاعات و ارتباطات
الف.
مشخصات كلي واحد سازماني
ماموريت:
رسالت يا
فلسفه وجودي واحد سازماني خود (يا وظيفه اصلي سازمان) را بنويسيد, براي اين منظور
ميتوانيد از اساسنامه سازمان كمك بگيريد:
اگر
ميتوانيد ماموريت سازمان مادر (بالاسري) خود را نيز ذكر نماييد:
چشمانداز:
تصوير
مطلوبي است كه واحد سازماني شما مايل است در آينده بدان دست يابد. بايد مديريت
ارشد سازمان با ابلاغ و معرفي آن در سازمان, كاري كرده باشد كه همه در سازمان آن
را بدانند:
ارزشها:
ارزشهاي
سازماني, آن مقولاتي هستند كه براي شما مهم هستند و پيشران تصميمگيريهاي شما محسوب
ميشوند. اين ارزشها بايد موردوفاق تمامي افراد سازمان باشد و سرلوحه تمامي امور
و تصميمگيريهاي آنان باشد:
وظايف:
وظايف
اصلي و فرعي واحد سازماني خود را ذكر نماييد. براي اين منظور ميتوانيد از
اساسنامه سازمان يا مديريت ارشد كمك بگيريد:
اهداف:
آن
مقولات و پيامدهايي هستند كه واحد سازماني شما قصد دستيابي (يا بعضاً احتذار) به
آنان را دارد. مديريت ارشد و برنامهريزان سازمان اين اهداف (اصلي و فرعي) را
تعيين ميكنند:
سياستها:
اصولي هستند كه سازمان شما در سطوح و بخشهاي
كاري مختلف خود مدنظر دارند و از آنها تبعيت مينمايند. سياستها بعضاً بلندمدت و
بعضاً كوتاهمدت هستند كه توسط مديريت ارشد سازمان تعيين ميشوند:
استراتژيها:
استراتژيها
مجموعه تصميمات منسجمي هستند كه واحد سازماني شما به عنوان مسير رسيدن به اهداف
خود برميگزيند. استراتژيها با مشاركت مديريت ارشد سازمان و برنامهريزان تعيين
ميشوند:
ساختار سازماني:
آخرين ساختار سازماني
مصوب خود را ضميمه اين سند نماييد. در صورتي كه اين ساختار تغيير كرده است يا
درحالتغيير ميباشد, آن را نيز ضميمه نماييد.
ساختار
و وظايف زيرمجموعهها:
يك نسخه از
آخرين ساختار كاري زيرمجموعهها و واحدهاي تابعه همراه با شرح وظايف آنها را
ضميمه اين سند نماييد.
رويكرد
مديريتي و سازماني:
q
متمركز و سلسلهمراتبي
q
نيمهمتمركز
q
توزيعشده و تخت
q
شبكهاي